Oficinas productivas (y decoradas)

Los estudios que relacionan productividad con entornos de trabajo más agradables muestran como unos trabajadores más felices con su espacio de trabajo también son más eficaces en sus tareas. Sea cual sea nuestra actividad, a la hora de plantear una reforma de las oficinas conviene pensar en la comodidad de los empleados, si están más cómodos trabajarán más a gusto y permanecerán concentrados durante periodos más largos de tiempo.

Un entorno flexible es el mejor punto de partida para comenzar a planificar una oficina, de este modo podremos ofrecer un espacio adecuado, no solo a los empleados actuales, sino a los futuros trabajadores que se incorporen a la empresa. Dado que cada persona tiene distintos estilos y hábitos de trabajo, debemos ofrecer un entorno flexible que pueda ser adaptado por cada trabajador individual a sus gustos y necesidades.

Algunos empleados puede que trabajen mejor en una mesa aislada, pero otros individuos o puestos pueden requerir distintas soluciones. Un enfoque interesante es introducir una combinación de zonas comunes con bancos, habitaciones con aislamiento acústico y espacios con sofás cómodos, de este modo cada individuo puede escoger para trabajar el lugar que mejor se adapte a sus preferencias.

El tema del ruido merece ser tratado independientemente. Si bien una oficina abierta mejora la comunicación y la colaboración entre miembros también es una fuente de distracciones. Aquellos puestos que necesitan utilizar el teléfono constantemente requerirán de espacios aislados que los separen de las zonas mas tranquilas.

Por el contrario las paredes y los espacios confinados generan una sensación de aislamiento que no fomenta el trabajo colaborativo. Si buscamos formar equipos sólidos de trabajo eliminar barreras entre los puestos es una buena decisión. En un concepto de oficina abierta los trabajadores son más conscientes de su lugar en el proceso y además se mejora la comunicación y la colaboración entre los distintos individuos.

Una vez decidida la organización general del espacio debemos fijarnos en la ergonomía. Las malas posturas pueden generar fatiga ocular, dolores de cabeza o de espalda y cansancio. Las sillas deben ser regulables para que se puedan adaptar a las necesidades individuales, también es recomendable invertir en teclados y monitores de calidad para que el trabajo resulte lo más cómodo posible y no se conviertan en un elemento de distracción.

La iluminación es otro factor que afecta a la eficiencia y la motivación. La oficina debería combinar luz natural y artificial de forma que esta sea suficiente para cualquier tipo de tarea, combinando luminarias en el techo con lamparas de pie o escritorio. En estos últimos casos debemos asegurarnos de ofrecer posibilidades de regular la luces a los usuarios, para que puedan personalizar su propio entorno de forma adecuada.

Un sistema de almacenamiento adecuado que mantenga el desorden a raya debe ser planificado junto con el resto de elementos mencionados. Si disponemos de espacios donde guardar el material de trabajo al finalizar la jornada la oficina se beneficiará de un mejor aspecto y ademas minimizaremos perdidas de tiempo en la búsqueda de objetos necesarios para el trabajo.

Del mismo modo que nuestro hogar se beneficiará con la incorporación de elementos naturales, el ambiente en la oficina puede mejorar, con la incorporación de algunas plantas de interior situadas estratégicamente. Ademas de ayudar a limpiar el ambiente pueden ser una distracción necesaria en casos de falta de vistas exteriores o escasa luz natural disponible.